106 學年度 臺北市銘傳國小資訊組

11_設立一個檔案下載專區

行政同仁辦理研習之後,講座常常會應要求留下一些檔案供聽眾索取。這時可能會到以下的困難:

  1. 檔案太大,無法以Email寄送。(gmail目前的最大附件容量是25MB)
  2. 要請聽眾提供Email,再一一輸入,非常麻煩。

遇到這樣的情形,建議開放一個雲端檔案專區,把大大小小的檔案集中在該處,然後將連結公佈在學校官網,讓人自由下載,會比較方便。還可以限制下載期限,屆時把檔案刪除,節省雲端空間。

對於教師而言,這樣的空間可以一直開放著,隨著課程的進行,某些單元會用到的檔案(練習單),或是親師溝通的事項,適時地上傳到該處,供家長下載,也是相當方便有效的應用。(範例如下)

以下就來看看如何做到上述的設定吧~

它的基本邏輯是這樣的:
  1. 在雲端硬碟空間開放一個資料夾放置檔案。
  2. 把這個資料夾的連結公開出來。(例如:張貼在學校官網)
一、進入自己的雲端硬碟,建立一個資料夾(例如:公開檔案區)。右鍵/新增資料夾/資料夾名稱自訂(例:公開檔案區)

二、進到「公開檔案區」資料夾,如下圖。可以檔案以「拖曳」方式上傳到該處。

三、對著資料夾名稱右邊的小三角形按滑鼠左鍵,選「共用」。

四、按右上角「開啟連結共用設定」,選擇「公開在網路上」,並且檢查下方的存取權「僅供檢視」。這表示網路上的人可以看到檔案,可以下載,但無法刪除,也無法新增。並記得按「儲存」。

五、設定完成後會出現如下圖的情形,點選「複製連結」,系統會把那一長串文字複製下來。這串文字就是資料夾的連結。(我們就是要這串文字),接著按「完成」。

六、由於那串文字很長,而且是一堆符號,對人類不太有意義,所以張貼時改以超連結的方式呈現比較美觀。以下是校網張貼公告的畫面,自行輸入「研習資料,請按這裡下載」,我們希望使用者按「下載」就能進到剛才的資料夾,所以選取「下載」,再按上方「連結」按鈕。

七、游標放在URL空格上,按右鍵,貼上,再按「完成」。(這個動作就把剛才「複製」的一長串文字貼在空格中了)這樣就完成在文字上設定連結了,意即使用者按【下載】就能進到剛才的資料夾。

八、對於使用者而言,「下載」二字是連結位置,這樣就達到目的,且不會出現一堆怪怪的符號了。是不是方便又美觀呢?

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