期末忙翻！三層次管理與行政事項清單 打造高效又省時

文 吳昌諭  2025-06-03 16:31 更新：2025-06-11 17:00 摘自https://flipedu.parenting.com.tw/article/010113?from=homepage

每逢期末，老師們總是陷入焦頭爛額的戰場，課務、成績、評語、掃除、家長聯繫全都一擁而上，時間被無數瑣事切割得零碎不堪。吳昌諭老師分享期末三關鍵：時間管理、任務管理與目標管理，用策略化解混亂，找回掌控感，並附上期末行政事項清單，幫助老師參考對照，讓工作不再只是硬撐，而是優雅高效地完成期末挑戰。

每逢期末，校園裡的節奏急促地像在打仗，老師們一邊要趕課、改聯絡簿、打成績，一邊要寫評語、大掃除，準備搬教室，再加上突如其來的學生事件、家長來電……，每天像身處多元宇宙解任務的火線。

但身邊還是有一些前輩、高手，一樣可以優雅從容，留有餘裕，難道真的是我們的能力問題嗎？其實，在學校擔任行政工作多年，我認為期末的混亂是可以預防的，關鍵就在於「時間管理」、「任務管理」以及「目標管理」三個層面，透過明確的盤點、順序配置，我們才能看清風暴的核心，順利過關。

時間管理：拍子不對，節奏就亂

漫畫《灌籃高手》有句名言：「掌握籃板的人，就掌握了比賽。」時間管理就是掌控做事的節奏感。在一場演奏中的指揮，是整場節奏的靈魂。拍子太快，各部樂手跟不上；太慢，樂曲張力會消失。教師若缺乏清晰的時間規劃，便很容易陷入焦慮堆疊的境地。

時間從來不是「夠不夠用」的問題，而是時間的「排序」。教師的時間常被細碎事務分割，其實時間並沒有不見，只是使用效率低。建議可以運用艾森豪矩陣，拉出XY軸「緊急/不緊急」、「重要/不重要」，區分為四個象限，重新建立任務順序，盡量將相同類型的任務集中處理。

先處理「緊急/重要」的事件，例如：學生受傷，一定就是要立刻處理。再處理「不緊急/重要」的，建議可以安排專屬時間。例如輸入成績：安排專門1小時集中處理，關掉通訊軟體干擾，效果絕對遠勝於邊開會邊打成績。其他「不重要」的，則不管「緊急/不緊急」，就是安排固定的時間。像我就是每天固定四點過後，等到今日事情處理完畢，再集中批閱公文。而中間如果有急件，我就會請同仁們直接跟我說，避免耽誤公務時間。

對我來說，這不只是時間管理技巧，更是一種「界線感的建立」，讓我可以掌握自己的節奏，而非被動回應所有需求。最後，每位教師都是自己教學上的指揮家，也提醒留有「休止符」的時間讓自己喘息，有緩衝的時間，才能指揮出悠揚的樂章。

任務管理：聲部分工，旋律動聽

期末之所以容易崩盤，往往就是聲部分工不清、進場時機不當。任務絕對不是完成就好，而是「選對人手、做對順序、找對方法」。

期末時我們常被表面各種事情綁住，而忽略了任務背後的邏輯。例如「大掃除」，看似很簡單的掃地工作，其實背後包含：區域分配、學生動員、工具申請、清點回報。如果沒有事先提前規劃，分配各組學生任務與工作時間，那麼當天就等著一片混亂。

這裡建議任務管理步驟：拆解任務 → 建立流程 → 安排人力。

拆解任務：每一件事都不是整體，而是由若干小任務組成，拆解後更容易找到分工與流程步驟。

建立流程：將每個任務依時間與人力需求排序，對應各負責單位、人員，建立時間流程規劃。

安排人力：依權責安排誰是主旋律（主責）、誰是伴奏（協助），分層負責。

舉例來說，辦理畢業典禮這樣的大工程，絕對不是一時一人可以完成。需要先拆解出不同的任務，規劃流程、確認獎項獎品、主視覺設計、場地布置……等，依據任務屬性進行人力編組，分工負責，並且列入時程表，預設deadline時間，避免拖延，臨時狀況也還有補救的機會。教學與行政合作，不只為完成任務，而是共同合作，才能讓每個聲部完美呈現。

目標管理：掌握核心，賦予意義

處理行政工作時，常會有這樣的疲憊感：「我花了老半天完成這個報告，到底有沒有人會看？」、「又要填報一些無聊的google表單，到底意義在哪裡？」我相信這樣的疑惑與無奈，你我一定不陌生。

一首樂章的演出，我們首先要思考的「這首曲子的核心旋律是什麼？我們想表達什麼？」同理，教育的每一項工作，如果脫離了核心目標，也就只剩形式與勞累。目標管理是整首樂章的靈魂，不是「完成了什麼」，而是「完成得有意義」。有了意義，我們才有了走下去的價值與動力。

我們換個角度來思考：期末大掃除，可以不只是打掃，而是學習責任感，也是教師班級經營的小結。送交成績，可以不只是數據登錄，而是學生學習歷程的反饋，與教師教學成效的檢核，是我們對課程設計反思與改進的依據。當我們進一步去思考每件任務的核心意義，我們才能體會我們正在做的是有教育意義及價值的，也才更能精進優化。

最後我們來談「取捨」，區分什麼是我們想做的事？什麼是我們現在必須做的事？以行政工作來說，常常遇到很多的「人在江湖，身不由己」。雖然百般不願意，但是還是得完成上級的任務，我就會區分哪個是重要的，或是對學校有重大意義的？哪項只需要低標通過即可，那我就會簡單處理。這裡也可以活用「二八定律」，用80%的時間、精力，做20%最重要的事情，讓目標管理緊扣我的核心價值，讓教育任務高效而不失焦。

一場動聽的交響樂，不是靠努力就可以完成，而是靠需要主題明確、節奏清晰、分工合作，教育現場亦然，想再前面，就不會忙在後面。我們不該再將「期末忙翻」視為一種宿命。時間可控，任務可分，目標可視。讓我們拿回我們的指揮棒，從混亂中指揮出節奏、從疲累中找回掌握感——因為教育的樂章，不該是雜音堆疊，而是值得讓人記住的一段旋律。

教師期末行政事項清單

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