行政同仁辦理研習之後，講座常常會應要求留下一些檔案供聽眾索取。這時可能會到以下的困難：
- 檔案太大，無法以Email寄送。（gmail目前的最大附件容量是25MB）
- 要請聽眾提供Email，再一一輸入，非常麻煩。
遇到這樣的情形，建議開放一個雲端檔案專區，把大大小小的檔案集中在該處，然後將連結公佈在學校官網，讓人自由下載，會比較方便。還可以限制下載期限，屆時把檔案刪除，節省雲端空間。
對於教師而言，這樣的空間可以一直開放著，隨著課程的進行，某些單元會用到的檔案（練習單），或是親師溝通的事項，適時地上傳到該處，供家長下載，也是相當方便有效的應用。(範例如下)
以下就來看看如何做到上述的設定吧～
它的基本邏輯是這樣的：
- 在雲端硬碟空間開放一個資料夾放置檔案。
- 把這個資料夾的連結公開出來。（例如：張貼在學校官網）
一、進入自己的雲端硬碟，建立一個資料夾（例如：公開檔案區）。右鍵／新增資料夾／資料夾名稱自訂（例：公開檔案區）
二、進到「公開檔案區」資料夾，如下圖。可以檔案以「拖曳」方式上傳到該處。
三、對著資料夾名稱右邊的小三角形按滑鼠左鍵，選「共用」。
四、按右上角「開啟連結共用設定」，選擇「公開在網路上」，並且檢查下方的存取權「僅供檢視」。這表示網路上的人可以看到檔案，可以下載，但無法刪除，也無法新增。並記得按「儲存」。
五、設定完成後會出現如下圖的情形，點選「複製連結」，系統會把那一長串文字複製下來。這串文字就是資料夾的連結。（我們就是要這串文字），接著按「完成」。
六、由於那串文字很長，而且是一堆符號，對人類不太有意義，所以張貼時改以超連結的方式呈現比較美觀。以下是校網張貼公告的畫面，自行輸入「研習資料，請按這裡下載」，我們希望使用者按「下載」就能進到剛才的資料夾，所以選取「下載」，再按上方「連結」按鈕。
七、游標放在URL空格上，按右鍵，貼上，再按「完成」。（這個動作就把剛才「複製」的一長串文字貼在空格中了）這樣就完成在文字上設定連結了，意即使用者按【下載】就能進到剛才的資料夾。
八、對於使用者而言，「下載」二字是連結位置，這樣就達到目的，且不會出現一堆怪怪的符號了。是不是方便又美觀呢？
