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安排活動場地空間實地考察。

一旦您縮小了搜索範圍以找到合適的地點，就可以安排實地考察了。如果您像大多數忙碌的活動專業人士一樣，您將沒有時間進行無休止的訪問，因此您需要確定您確實為您的活動場地選擇了最佳選擇。

以下是一些額外的細節，供您在完成場地選擇過程時考慮。

決定你想要加入多少裝飾

每個場地需要多少額外的裝飾和氛圍？一些場地的租金可能低得令人難以置信，而且餐飲服務也很靈活，但會給您留下一個空白的盒子，您必須對其進行徹底檢修才能實現您的活動願景。如果這是您想要的並且有裝飾預算來解決它，那就太棒了。相反，一些場地會毫不費力地或幾乎沒有任何額外的裝飾或租金來設定預期的情緒。

想想您希望客人開始時的印象（第一眼）和您希望他們留下的印象（最後印象），並在您努力尋找合適的場地時考慮這一點。我們也總是喜歡快速瀏覽一下迎賓區、大堂和洗手間區域。如果您不記得將活動體驗的這些部分作為您的網站訪問清單的一部分，則可以忽略它們，但它們是至關重要的元素，如果有任何事情不符合要求，客人肯定會記住。

 考慮活動的聲學需求

我們已經多次提到聲學和聲音，但在實地考察期間，還要注意天花板高度以及聲音在每個房間中的傳播方式。它是低沉的還是完全沒有的，還是有大理石或硬木地板會放大每一次鞋子的扭打和大聲的笑聲？向場地經理詢問有關聲音的最常見評論，以及能夠在活動中聽到的聲音以及他們提供的降低風險的方法。

視線也至關重要——尤其是對於演示。每個人都能看到演講者嗎？如果您有一個重要的演示文稿或投影圖像，規劃區域的燈光是否足夠暗以能夠看到屏幕？非常具體地嘗試重新創建盡可能接近預期體驗的事件。有柱子的房間有時對演示來說具有挑戰性。

確定您在活動人員配備方面需要哪些支持

並非所有場地都是平等的，他們的團隊也不是。您會想知道誰不僅負責銷售，還負責參加和服務您的活動，以及場地提供的人員配備水平。

場地協調、管家和安保等重要問題應提前固化。您需要此信息來了解您是否需要自己的補充員工，或者出於風險、安全或保險目的而被強制僱用額外員工。

適當調整場地的潛在風險

場地選擇的一個常見“眼不見心不煩”方面涉及超越空間本身並審查其合同、租賃政策、退款要求和任何其他意外限制。了解您可能需要獲得的任何額外保險單，以及任何一方可能需要在簽訂合同之前完成的任何風險評估也很重要。在此處了解有關為您的活動制定風險管理計劃的更多信息。

 確定活動的停車需求

觀看場地周圍的停車場、路邊停車位和公共交通。客人瀏覽每個場地的設置有多容易？注意並適當計劃。

對活動最好的（通常未被充分利用）的附加服務之一是代客泊車服務。我特別喜歡下班後接待的代客泊車服務。人們已經遲到了，有了一個代客泊車服務，他們就可以直接參加活動，而不會再浪費 5 到 10 分鐘的停車時間。如果您的預算允許，這是一個很好的福利。